SCC EVENTS GmbH

FAQ

  • Warum muss ich mich als Volunteer registrieren?

    Unsere Veranstaltungen sind in den letzten Jahren enorm gewachsen und wo viele Teilnehmer am Start sind, werden auch viele Volunteers benötigt.

    Damit wir den Überblick bei der Organisation behalten, haben wir eine zentrale Registrierung, die SCC EVENTS Volunteer-Community, ins Leben gerufen.

    Neben den festen Volunteergruppen, die uns vereinsgebunden seit vielen Jahren sehr engagiert unterstützen, können wir nun die vielen einzelnen  Volunteeranmeldungen für alle Events über die Volunteer-Community umfassend betreuen.

    Hier geht´s zur online Registrierung bzw. zur Anmeldung: https://volunteer.scc-events.com/login

  • Hilfe zum Anmeldeprozess:

    Registrierung

    Wenn du uns als Volunteer bei unseren Veranstaltungen unterstützen möchtest, solltest du dich  in unserer SCC-Volunteerdatenbank registrieren.

    Dort erfährst du dann, bei welcher Veranstaltung und in welchen Bereichen Volunteers gesucht werden.

    Die Datenbank wurde von uns erneuert, daher müsst ihr euch, wenn ihr vor dem 05.02.2020 einen Account hattet, neu registrieren.

    Ab sofort ist euer Benutzername, eure angegeben E-Mail-Adresse. Diese E-Mail-Adresse kann nur einmal verwendet werden. Mit euren Volunteerdaten könnt ihr euch auch als Teilnehmer bei unseren Veranstaltungen anmelden.

    Nachfolgend erhalten ihr eine kurze Hilfestellung bei eurer Registrierung:

    Du möchtest dich in der SCC EVENTS Volunteerdatenbank neu registrieren:

    Gehe auf unsere Internetseite: https://volunteer.scc-events.com/und wähle dort „Registrieren“

    Fülle im nächsten Schritt bitte alle Felder aus.

    Das Kennwort muss mindestens 8-stellig sein und mindestens 1 Buchstaben und 1 Zahlen enthalten. Merke dir dieses Kennwort für einen erneuten Login.
    Bitte beachte, dass du deinen Namen und dein Geburtsdatum nicht mehr nachträglich ändern kannst. Stelle demnach sicher, dass du deine Daten sorgfältig prüfst, bevor du bestätigst. 

    Nach dem Klick auf Registrieren bekommt ihr eine E-Mail mit einem Verifizierungscode. Diesen müsst ihr im nächsten Schritt eingeben. Das Eingabefenster darf dafür nicht geschlossen werden.

    Dein Volunteeraccount wurde jetzt erfolgreich erstellt und du bekommst eine Willkommensmail von uns.

    Im nächsten Schritt bzw. nach dem erstmaligen Anmelden musst du den Volunteerbedingungen und unseren Datenschutzbestimmungen zustimmen:

    Bitte vervollständige in den nächsten Schritten deine Profildaten. Wir benötigen für die Abrechnung deiner Aufwandsentschädigung und für einen eventuellen Akkreditierungsversand deine korrekte Anschrift und für die Ausgabe von Volunteerbekleidung deine Kleidungsgröße.

    Bitte beachte, dass dein Name und dein Geburtsdatum im Nachhinein nicht mehr geändert werden kann. Die Abfrage vom Profilbild kannst du überspringen und später auch noch ergänzen. Auch deine Fähigkeiten sind nicht unbedingt erforderlich aber eventuell für den Einsatz in speziellen Bereichen bei einer Veranstaltung erforderlich.

    Du kannst dich ab sofort unter: https://volunteer.scc-events.com/ anmelden.

    Dein Benutzername ist deine gewählte E-Mail-Adresse.

    Solltest du einmal dein Kennwort vergessen haben, kannst du mit einem Klick dein Kennwort neu vergeben. Bitte registriere dich nicht noch einmal mit einer anderen E-Mail-Adresse, das würde deine Einsatzstatistik verfälschen.

    Meine Volunteer Community

    Nach dem Einloggen in unserer Community gelangst du zur Veranstaltungsübersicht.
    Diese werden erst ab einem bestimmten Zeitraum zur Volunteeranmeldung freigeschaltet. Näheres dazu im Anschluss.

    Übersicht der Menüpunkte

    Auf der Startseite findest du unsere Veranstaltungsübersicht. Eine Ausführliche Beschreibung für eine Einsatzregistrierung findest du unten.

    Im unteren Bereich hast du die Möglichkeit:

    • unsere Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB
    • die Volunteerbestimmungen
    • die Datenschutzerklärung der SCC-EVENTS GmbH
    • das Impressum

    einzusehen.

    Über „Kontakt“ kannst du direkt eine E-Mail mit einem Formular an das Volunteermanagement schicken. Das ist der schnellste Weg uns zu erreichen.

    Im linken Bereich findest du folgende Menüpunkte:

    • Mein Account
    • Meine Fähigkeiten
    • Veranstaltungen
    • Meine Einsätze
    • Volunteer Gruppen
    • Temporäre Gruppen
    • Dokumente

    Es folgt die Beschreibung der einzelnen Menüpunkte:

    Mein Account

    Hier findest du deine Benutzerdaten. Diese kannst du jederzeit über den Button Bearbeiten ändern. Die Felder Vorname, Nachname, E-Mail und Geburtsdatum können dabei nicht geändert werden.
    Bitte kontaktiere uns in diesem Fall unter volunteer@scc-events.com.

    Bitte nehme dir die Zeit die Pflichtangaben sorgfältig und wahrheitsgemäß auszufüllen.
    wir benötigen diese Angaben z.B. für die Abrechnung der Aufwandsentschädigung, den eventuellen Versand einer Akkreditierung und für die Ausstattung mit Volunteerbekleidung und Lunchpaketen.

    Da wir die Einsatzplanung bereits nach Registrierungsende finalisieren, kann eine Änderung z.B. der Bekleidungsgrößen und der bevorzugten Mahlzeit danach nicht mehr berücksichtigt werden.

    Solltest du bei der Registrierung dein Geburtsdatum versehentlich falsch angegeben haben, kontaktiere uns bitte, wir ändern es dann. Einige Bereiche sind erst ab einem bestimmten Alter freigegeben, daher ist unter Umständen dann dort keine Anmeldung möglich.

    Ein Profilbild von dir ist nicht unbedingt Pflicht, aber bei speziellen Veranstaltungen für die Akkreditierung erforderlich. Du kannst es jederzeit hochladen und auch ändern.

    Über den Button Jahreszertifikat erstellen kannst du dir ein Volunteerzertifikat des vergangenen Jahres erstellen. Dort sind deine Einsätze, an denen du teilgenommen hast, aufgeführt. Du findest es dann unter dem Menüpunkt Dokumente wieder.

    Meine Fähigkeiten

    Hier findest du deine angegeben Fähigkeiten. Diese Angaben sind keine Pflicht, helfen uns aber dich für Bereiche gezielt auszuwählen. Einigen Bereiche erfordern besondere Fähigkeiten z.B. ist beim Fahrdienst ein Führerschein erforderlich. Du kannst diese Daten immer ändern. Bei einigen Fähigkeiten ist es möglich auch Dokumente hochzuladen.

    Veranstaltungen

    Hier sind unsere bevorstehenden Veranstaltungen mit Veranstaltungsdatum gelistet. Der Registrierungszeitraum gibt das Anfangsdatum und das Enddatum für eine Volunteeranmeldung wieder. Wenn der Status „offen“ ist, kannst du dich in diesem Zeitraum für eine Veranstaltung anmelden.

    Anmeldevorgang:

    1. Wähle eine Veranstaltung aus in dem du auf den Veranstaltungsnamen klickst

    2. Jetzt wählst du einen Bereich aus, in dem du helfen möchtest. Bei kleineren Veranstaltungen ist nur ein Bereich gelistet. Bei größeren sind die Bereiche wie folgt unterteilt:

     

    Start/Ziel- und Teilnehmerbereich

    In diesem Bereich findet ihr die Startnummernausgabe, Chiprücknahme, T-Shirt Ausgabe, Starthelfer, Zielhelfer, Medaillen, Athletenbetreuung, Info-Helfer, Kleiderabgabe, Taschenaufbewahrung, Massage, Fundsachen…

    Versorgung

    Versorgung an der Strecke und im Ziel

    Streckenposten

    Streckenposten

    Fahrdienst

    Fahrdienst Pkw und Motorrad

    Inline Skating

    Helfer im Skating Bereich

    Pressebereich

    Pressehelfer, social Media, Foto

    Bambini

    Wenn nicht auf der Messe stattfindet




     

    Nach der Auswahl eines Bereiches siehst du die entsprechenden Schichten. Bei jeder Schicht das entsprechende Startdatum und der ungefähre Einsatzbeginn und das voraussichtliche Ende. Die Einsatzzeit ist meistens auch bereits die Uhrzeit am Treffpunkt und beinhaltest die Vorbereitungen. Ein Balken hinter dem Ende zeigt dir an ob noch Volunteers in diesem Bereich benötigt werden. Grün = Du kannst dich noch für diese Schicht bewerben, Rot= für diese Schicht ist die benötigte Anzahl an Volunteers bereits erreicht. Eventuell ist noch eine Bewerbung auf der Warteliste möglich.

    Du wirst sehen, dass einige Schichten relativ schnell ausgebucht sind. Versuche es dann bitte in unseren anderen Schichten. Es wir von unserer Seite kein Volunteer bevorzugt, jeder hat die gleichen Chancen. Ein bevorzugtes Einbuchen vom Volunteermanagement ist aus Datenschutzgründen leider nicht möglich.

    Um dich für eine Schicht zu bewerben klicke auf den Schichtnamen. Jetzt siehst du noch einmal die Details der Schicht (Dauer, Mindestalter, Helfergeld und sonstige Ausstattung).


    Wenn du uns bei dieser Schicht unterstützen möchtest, klicke auf Registrieren. Im sich öffnenden Dialogfeld kannst du jetzt noch 3 Personen angeben, mit denen du zusammenhelfen möchtest. 

    Klicke auf den Text und es öffnet sich ein Eingabefeld in dem du die Namen eintragen kannst. Bitte beachte, dass sich diese Freunde auch bereits für diese gleiche Schicht angemeldet haben müssen. Sollten sie in einem anderen Bereich und für eine andere Schicht angemeldet sein, können wir euch im Nachhinein nicht mehr umbuchen und wir können das Gemeinsame Helfen leider nicht berücksichtigen.

    Durch einen Klick auf Anmelden ist deine Bewerbung abgeschlossen. Als Bestätigung erhältst du eine automatische E-Mail vom System und du siehst deine Bewerbung im Bereich Meine Einsätze.

    Es ist nur möglich sich für eine Schicht in einem Zeitraum anzumelden. Eine Anmeldung zu einer weiteren Schicht innerhalb der Uhrzeit ist nicht möglich. 

     

    Meine Einsätze

    Hier werden deine Schichten angezeigt für die du dich beworben hast. Dort siehst du auch den entsprechenden Status deiner Bewerbung:

    Beworben:  Dein ausgewählter Einsatz hat zunächst immer den Status "beworben" oder “Warteliste”

    Warteliste: Du bist auf der Warteliste, wenn der Bedarf für die Schicht bereits das Maximum erreicht hat bzw. noch nicht 100 prozentig fest steht. Sollte ein Helfer absagen, rückst du in den Staus „Beworben“

    Bestätigt durch SCC: Je nach Veranstaltung und Bereich werden die Anmeldungen 2-4 Wochen vorher vom Volunteermanagement oder vom Teamleiter bearbeitet. Dein Einsatz wird auf eventuelle Fähigkeiten und Anforderung geprüft und erhält dann den Status „Bestätigt durch SCC“. Jetzt sollten auch bereits die Einsatzinformationen, der Treffpunkt und der Teamleiter ersichtlich sein, wenn alles bereits feststeht. Gelegentlich lässt es sich nicht verhindern, dass der Einsatz noch kurzfristiger bestätigt wird (1 Woche bis wenige Tage vorher).

    Bestätigt durch Volunteer: Einen Tag nach Schließung der Anmeldung erhält du eine Mail in der wir dich noch einmal an deinen beworbenen Einsatz erinnern. Es ist ein Link beigefügt mit dem die deine Anmeldung noch einmal bestätigen musst. Solltest du es vergessen, bekommst du nach 3 Tagen noch einmal eine Erinnerung. Nach der Bestätigung über diesen Link bekommt deine Bewerbung den Status „Bestätigt durch Volunteer“.

    Teilgenommen: Wenn du uns bei dieser Schicht unterstützt hast, wird dein Einsatz auf Teilgenommen gesetzt und du kannst dir für diesen Einsatz ein Volunteerzertifikat erstellen und herunterladen. Es wird ebenfalls in deinem Dokumentenordner gespeichert.

    Abgesagt durch Helfer: Du kannst deinen Einsatz bei Bedarf auch wieder austragen.
    Klicke auf diesen Einsatz und dann oben auf „Teilnahme absagen“. Das ist nur möglich, wenn dein Status auf beworben, Warteliste, Bestätigt durch SCC hat. Solltest du bereits deinen Einsatz rückbestätigt haben, ist eine Absage nur noch per Mail möglich.

    Abgelehnt durch SCC: Es kann vorkommen, dass die angegebenen Fähigkeiten oder Anforderungen für diesen Einsatz nicht erfüllt werden oder der maximale Bedarf wurde bereits erreich. Dann müssen wir deinen Einsatz leider ablehnen. Du hast aber dann noch die Möglichkeit dich für andere freie Schichten zu bewerben.

    Volunteer Gruppen

    Es gibt einige Volunteergruppen. Solltest du dort Mitglied sein, kannst du sie hier einsehen und deinen Gruppenleiter sehen.

    Temporäre Gruppen

    Wir arbeiten in einigen Bereichen mit Schüler- oder Vereinsgruppen. Dieser Punkt ist für die Gruppenleiter zugänglich

    Dokumente

    Hier findest du deine erstellten Helferzertifikate und deine hochgeladenen Dokumente (Führerschein…) Die Dokumente können dort nicht bearbeitet bzw. gelöscht werden.

  • Wie erfahre ich, ob meine Volunteerregistrierung korrekt angelegt wurde?

    Nach erfolgreicher Registrierung erhältst du eine automatische E-Mail-Bestätigung. Bitte hebe deine Logindaten gut auf, damit du dich für Deine zukünftigen Helfereinsätze anmelden kannst.

  • Nach Registrierung automatische für Einsätze angmeldet?

    Deine Volunteerregistrierung wird einmalig angelegt und ist keine automatische Anmeldung für einen Volunteereinsatz. Mit deinen Logindaten kannst du dich jederzeit einloggen und  selbst auswählen, bei welchen freigeschalteten Events und Bereichen du gerne helfen möchtest.

  • Mein Login funktioniert nicht / Login-Daten vergessen

    Bitte beachte bei der Eingabe deiner Zugangs-Daten immer auf die Groß- und Kleinschreibung.

    Dein Benutzername ist deine gewählte E-Mail Adresse.

    Lege bitte keine neue Registrierung an! Solltest du deine Login-Daten vergessen haben, dann kannst du das Passwort über die Loginseite anzufordern. Sollte das nicht funktionieren, dann schicke eine Mail an:

    volunteer@scc-events.com

  • Benötige ich Vorkenntnisse? Muss ich speziell geschult werden?

    Vorkenntnisse sind nicht notwendig. Wir freuen uns über jeden motivierten und engagierten Volunteer.

    Eine spezielles Volunteerbriefing gibt es nicht. In der Regel erfolgt für den jeweiligen Bereich eine kurze Info per Mail und eine konkrete Einweisung vor Ort vom Teamleiter.

  • Was sind meine Vorteile in der SCC EVENTS Volunteer-Community?

    Einmal zentral als Volunteer registriert, erhältst du aktuelle Informationen zu unseren Events und Volunteerbereichen und -Schichten.

    Mit deinem Login kannst du dich jederzeit selbst einloggen, dein Benutzerkonto verwalten und die Einsätze auswählen.

    Für dein Engagement bekommst du diverse Gegenleistungen, Bsp.  Volunteer-Shirt/-Jacke und/oder eine pauschale  Fahrkostenerstattung und/oder Versorgungsgutschein/Lunchpaket.

    Nach dem Event kannst du dir dein personifiziertes Volunteer-Zertifikat downloaden.

  • Wann erhalte ich genaue Informationen zu meinem Helfereinsatz?

    Die Einsatzanmeldungen werden in der Regel je nach Veranstaltung und Ressort 2-4 Wochen vorher vom Ressortleiter direkt und/oder vom Volunteer-Management bearbeitet.

    In deinem Account kannst du den Anmeldesttus verfolgen. zunächts steht dieser auf beworben bzw. Warteliste.


    Es kann vorkommen, dass Volunteerbereiche ein bestimmtes Anforderungsprofil suchen oder es zu viele Anmeldungen gibt. Wird dein Wunscheinsatz nicht bestätigt, versuchen wir Alternativ-Vorschläge zu machen.
    Die Einsatzinformationen werden meistens per Mail verschickt. Einige Helferbereiche erfordern eine Akkreditierung, die dann noch zusätzlich per Post versendet wird. Gelegentlich lässt es sich nicht verhindern, dass der Einsatz noch kurzfristiger bestätigt wird (1 Woche bis wenige Tage vorher).

  • Wie lange dauert ein Helfereinsatz?

    Je nach Event und Volunteerbereich kann die Einsatzdauer unterschiedlich lang ausfallen. Durchschnittlich dauert ein Einsatz zwischen 4-8 Stunden.

  • Kann ich meine Kontaktdaten und Kleidergröße in der Registrierung ändern?

    Logge dich einfach mit deinem Passwort ein, dann kannst du deine Kontaktdaten und Kleidergröße bei Bedarf ändern.

    Dein Name und dein Geburtsdatum kannst du nicht ändern. Bitte kontaktiere uns in diesen Fällen per Mail an volunteer@scc-events.com

  • Benötige ich als Volunteer bei meinem Einsatz eine Akkreditierung?

    Für die meisten Einsatzbereiche ist keine Akkreditierung erforderlich. Für manche Bereiche beim BMW BERLIN-MARATHON und GENERALI BERLINER HALBMARATHON ist jedoch eine Akkreditierung notwendig, die wir dann vorher per Post zusenden werden.

Event FAQ