Datenschutzhinweise der SCC EVENTS GmbH für Gäste des VIP-Brunchs

Mit diesen Hinweisen informieren wir, die SCC EVENTS GmbH (nachfolgend auch „SCC EVENTS“ oder „wir“ genannt) unsere Gäste des VIP-Brunchs über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten und die ihnen nach den Datenschutzbestimmungen zustehenden Rechte.

1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung und Datenschutzbeauftragter

SCC EVENTS GmbH
Olympiapark Berlin, Hanns-Braun-Straße / Adlerplatz, 14053 Berlin
Geschäftsführer: Christian Jost, Jürgen Lock
E-Mail: hmvip2023@scc-events.com 
Telefon: 030 / 30 12 88 – 10
Fax: 030 / 30 12 88 - 20

Die Datenschutzbeauftragte ist per Post unter der o.g. Adresse mit dem Zusatz „Datenschutz“ oder per E-Mail erreichbar: datenschutz@scc-events.com

2. Zwecke und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Zum Zwecke der Organisation und Durchführung unserer Veranstaltung „VIP-Brunch“ verarbeiten wir personenbezogene Daten unserer Gäste. Die Anmeldung zur Veranstaltung erfolgt über unser Online-Anmeldeformular auf der Webseite https://login.scc-events.com/s/side-events-registration. Wir verarbeiten die im Online-Formular eingegebenen Daten unter Beachtung der geltenden Datenschutzbestimmungen aus der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten erfolgt auf Basis der nachfolgenden Rechtsgrundlagen:

1. Artikel 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO zur Erfüllung vorvertraglicher Maßnahmen und / oder vertraglicher Pflichten. Die Verarbeitung erfolgt zum Zwecke der Anmeldung und Teilnahme an der Veranstaltung. Dazu gehören alle Daten, die zur Organisation und Durchführung der Veranstaltung erforderlich sind (z.B. Name, E-Mail-Adresse, Anmelde-Code), einschließlich der elektronischen Kommunikation (E-Mail), die die Anmeldung bestätigt, ablehnt oder weiterführende Informationen zur Veranstaltung (wie z. B. die Eintrittskarte) enthält.
2. Artikel 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO: zur Erfüllung von rechtlichen Verpflichtungen wie z. B. handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten, gesellschafts-, datenschutz- und zivilrechtliche Verpflichtungen, auch hinsichtlich der Erfüllung von Nachweis- und Rechenschaftspflichten unter Berücksichtigung und zur Einhaltung von gesetzlichen Bestimmungen.
3. Artikel 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO: Auf Basis einer Interessenabwägung werden personenbezogene Daten auch zur Geltendmachung rechtlicher Ansprüche, zur Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten und zur Gewährleistung der IT- und TK-Sicherheit verarbeitet. Zudem verarbeitet die SCC EVENTS auf Basis dieser Rechtsgrundlage personenbezogene Daten ihrer beim VIP-Brunch anwesenden Gäste im Rahmen der Erstellung von Foto- und Videoaufnahmen zur medialen Berichterstattung durch Presse und Medien, zur Dokumentation von Werbemaßnahmen für Sponsoren und Partner, zur Dokumentation der Veranstaltung und zum Zwecke der Eigenwerbung (z. B. Publikation und Öffentlichkeitsarbeit). Verarbeitungstätigkeiten, die im Zusammenhang mit der Erstellung und Veröffentlichung von Foto- und Videoaufnahmen während und nach der VIP-Brunch- sowie der damit verbundenen Sportveranstaltung stehen, sind in den Datenschutzhinweisen „Foto und Video“ beschrieben, abrufbar unter:
   https://www.scc-events.com/informationspflicht 
4. Artikel 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO auf Basis einer Einwilligung zum jeweils explizit ausgewiesenen Zweck, z. B. Verwendung der Anmeldedaten für zukünftige Einladungen der SCC EVENTS.

Soweit uns eine Einwilligung (auch durch konkludentes Handeln) zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte, vorher genannte Zwecke erteilt wurde, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis der Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Der Widerruf der Einwilligung berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf verarbeiteten Daten.

3. Empfänger oder Kategorien von Empfängern personenbezogener Daten

Zur Organisation und Durchführung der Veranstaltung erhalten innerhalb der SCC EVENTS nur die Beschäftigten/Abteilungen Zugriff auf die personenbezogenen Daten, die diese zur Erfüllung des jeweiligen Zweckes benötigen. Zur Erfüllung unserer vertraglichen Leistungen und gesetzlichen Pflichten werden personenbezogene Daten zum Teil durch externe Dienstleistende oder ggf. durch Behörden verarbeitet, wenn dies zur Erfüllung der vorgenannten Zwecke erforderlich und gesetzlich erlaubt ist. Dabei beachten wir stets die datenschutzrechtlichen Bestimmungen, insbesondere erfolgt eine Verarbeitung durch von uns eingesetzte Dienstleistende nur nach Abschluss von Verträgen mit entsprechender Vertraulichkeitsklausel.

4. Dauer der Datenspeicherung

Die Anmelde- und Kontaktdaten unserer Gäste werden für die Dauer der Organisation und Durchführung der Veranstaltung VIP-Brunch verarbeitet. Diese Daten werden für 4 Wochen ab Veranstaltungsende gespeichert und im Anschluss gelöscht. Anmelde-Daten von Gästen, die die Teilnahme vor Beginn der Veranstaltung absagen, werden unverzüglich gelöscht. Anmelde-Daten, die für den Versand zukünftiger Einladungen durch eine Einwilligung von den Betroffenen freigegeben wurden, speichern wir auch nach Veranstaltungsende bis zum Widerruf der Einwilligung.

Eine sofortige Beendigung der Datenverarbeitung erfolgt auch im Falle eines (zulässigen) Widerspruchs der betroffenen Person.

Es bestehen verschiedene gesetzliche Aufbewahrungsfristen von bis zu 10 Jahren, wegen derer wir bestimmte Daten (z.B. die Gästeliste der Veranstaltung) nach Veranstaltungsende nicht löschen, sondern für diesen Zeitraum archivieren. Die Aufbewahrungsdauer kann sich verlängern, wenn eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. E-Mails werden automatisch und revisionssicher von unserem Mailsystem archiviert. Die Speicherdauer kann bis zu 10 Jahren betragen. Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen werden die Daten vollständig gelöscht.

Daten, die die Sicherheit der Verarbeitung sowie die Unterbindung von Sicherheitsvorfällen gewährleisten (Protokolldaten der IT- und TK-Systeme), werden nach Ablauf von 3 Monaten vollständig gelöscht.

Die Speicherdauer für erstellte und veröffentlichte Foto- und Videoaufnahmen, ist in den Datenschutzhinweisen „Foto und Video“ beschrieben, abrufbar unter:
https://www.scc-events.com/informationspflicht 

Datenschutzanfragen: Die von uns beantworteten Anfragen zu Auskunft, Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung, sowie sonstige Anfragen von Betroffenen oder Aufsichtsbehörden zu datenschutzrechtlichen Themen werden zum Zwecke der Rechenschaftspflicht für 3 Jahre ab Beendigung der Handlung archiviert.

5. Datenschutzrechte für Betroffene

Alle Betroffenen haben das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung ihrer Daten nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung ihrer Daten nach Art. 18 DSGVO und das Recht auf Datenübertragung nach Art. 20 DSGVO.

Erteilte Einwilligungen können jederzeit widerrufen werden. Der Widerruf einer Einwilligung berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf verarbeiteten Daten.

Widerspruchsrecht:
Gemäß Artikel 21 DSGVO haben betroffene Personen außerdem das Recht, jederzeit gegen die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten, Widerspruch einzulegen. Dies betrifft insbesondere diese Fälle:

A) Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht gem. Art. 21 Abs. 1 DSGVO

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Absatz 1 lit. f) DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen. Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

B) Widerspruchsrecht gegen eine Verarbeitung von Daten für Zwecke der Direktwerbung gem. Art. 21 Abs. 2 DSGVO

Sollten wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, um Direktwerbung zu betreiben, haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen. Die Verarbeitung Ihrer Daten zu diesem Zweck ist bei der SCC EVENTS im Rahmen der Veranstaltung nicht vorgesehen.

Betroffene können ihre Anfragen zur Wahrnehmung von Betroffenenrechte formlos unter Angabe des vollständigen Namens per Post oder E-Mail an uns richten: SCC EVENTS GmbH, Olympiapark Berlin, Hanns-Braun-Straße / Adlerplatz, 14053 Berlin oder hmvip2023@scc-events.com.

Beschwerderecht:
Sofern Betroffene den Verdacht haben, dass aufseiten der SCC EVENTS ihre Daten rechtswidrig verarbeitet werden, können sie selbstverständlich jederzeit eine gerichtliche Klärung der Problematik herbeiführen. Zudem steht den Betroffenen jede andere rechtliche Möglichkeit offen. Unabhängig davon steht den Betroffenen gemäß Art. 77 Abs. 1 DSGVO die Möglichkeit zur Verfügung, sich an eine Aufsichtsbehörde zu wenden. Das Beschwerderecht gemäß Art. 77 DSGVO steht den Betroffenen in dem EU-Mitgliedstaat ihres Aufenthaltsortes, ihres Arbeitsplatzes und/oder des Ortes des vermeintlichen Verstoßes zu, d.h. sie können die Aufsichtsbehörde, an die sie sich wenden, aus den oben genannten Orten wählen. Die Aufsichtsbehörde, bei der die Beschwerde eingereicht wurde, unterrichtet sie dann über den Stand und die Ergebnisse der Eingabe, einschließlich der Möglichkeit eines gerichtlichen Rechtsbehelfs gem. Art. 78 DSGVO.

Die für die SCC EVENTS zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:
Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Friedrichstr. 219, 10969 Berlin
Tel.: +49 (0)30 13889-0; Fax: +49 (0)30 2155050; E-Mail: mailbox@datenschutz-berlin.de

Hinweis zur Veröffentlichung von Foto- und Videoaufnahmen:

Grundsätzlich können insbesondere Fotos und Videos zum Gegenstand der medialen Berichterstattung und somit einer Veröffentlichung im Internet werden. Wir weisen darauf hin, dass die Daten der medialen Berichterstattung nur teilweise der Verantwortlichkeit von SCC EVENTS GmbH unterliegen. Insbesondere unterliegen gedruckte Erzeugnisse wie Tageszeitungen oder Liveübertragungen via Funk und Fernsehen der Berichterstattung im öffentlichen Interesse aufgrund des Wettbewerbscharakters der sportlichen Veranstaltung, die Anlass des VIP-Brunchs ist, sodass die Rechte einzelner Betroffener nicht grundsätzlich überwiegen. Wenden Sie sich deshalb bei Fragen und Wünschen zu diesen Themen direkt an uns: Widerruf einer Einwilligung oder Widerspruch zur Datenverarbeitung bei Veröffentlichung von Namen oder Bildern auf den Webseiten und in den Social-Media-Auftritten der SCC EVENTS, auf Videoplattformen, auf Internetseiten und Social-Media-Kanälen anderer Betreiber (Sponsoren), in der Presse oder in Medienberichten.

Bei einer Veröffentlichung von personenbezogenen Daten im Internet (unabhängig der gewählten Plattform) kann nicht ausgeschlossen werden, dass diese auch aus Ländern aufgerufen werden, die über kein angemessenes Datenschutzniveau verfügen. Eine zulässige Veröffentlichung personenbezogener Daten im Internet ist keine Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland in diesem Sinne. Nach der Veröffentlichung von personenbezogenen Daten sind die Daten im Internet weltweit abrufbar. Eine Weiterverbreitung oder Indexierung durch Suchmaschinen oder Kopien durch Dritte sind dadurch möglich. Eine Löschung dieser Daten kann nicht durchgehend sichergestellt werden.

Im Hinblick auf die Sicherstellung der Persönlichkeitsrechte unserer VIP-Brunch-Gäste im Rahmen der medialen Berichterstattung in Form von Bildern und Interviews durch Presse, SCC-EVENTS-Fotografen, Sponsoren oder Werbepartner bitten wir Sie, vor Ort den jeweiligen Vertreter*innen der Berichterstattung einen entsprechenden Hinweis zu geben, wenn Sie NICHT auf Bildern der Veranstaltung zu sehen sein wollen und sodann auch die Bereiche der medialen Aufmerksamkeit zu meiden (z.B. Siegerehrung, Zieleinlauf).

6. Datenübermittlung an ein Drittland oder eine internationale Organisation

Wir übermitteln personenbezogene Daten unserer Gäste teilweise an Drittländer oder an internationale Organisationen. Eine Auflistung dieser Dienste und Dienstleister, die zum Einsatz kommen können, finden Sie im weiteren Verlauf dieses Dokumentes.

Drittländer sind solche Länder außerhalb des EWRs, in denen die DSGVO nicht unmittelbar Anwendung findet. Das Datenschutzniveau ist nicht mit dem in der EU vergleichbar. Um das bestehende Datenschutzdefizit im Falle eines fehlenden Angemessenheitsbeschlusses auszugleichen, haben wir mit den betroffenen Dienstleistern im Drittland bzw. mit der internationalen Organisation zusätzlich zu den Standardvertragsklauseln weitere geeignete Garantien für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten vereinbart, so dass die Datenschutzstandards bei diesen Datenübermittlungen mit den gesetzlichen Datenschutzbestimmungen der EU vereinbar sind und ein angemessener Schutz bei der Verarbeitung der personenbezogenen Daten gewährleistet wird.

7. Freiwilligkeit und Bereitstellungspflicht personenbezogener Daten

Die Anmeldung und Teilnahme an der Veranstaltung VIP-Brunch erfolgen grundsätzlich freiwillig. Im Falle der Anmeldung müssen diejenigen Daten bereitgestellt werden, die zur Organisation und Durchführung der Veranstaltung und der Erfüllung der damit verbundenen Pflichten erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben sind. Eine Nicht-Bereitstellung der Daten hat zur Folge, dass die Teilnahme an der Veranstaltung nicht möglich ist.

Sofern eine Angabe freiwillig erfolgen kann, haben wir diese im jeweiligen Erhebungs-Formular gekennzeichnet. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden.

Im Hinblick auf die Sicherstellung der Persönlichkeitsrechte unserer Gäste im Rahmen der medialen Berichterstattung in Form von Bildern und Interviews durch Presse, SCC-EVENTS-Fotografen, Sponsoren oder Werbepartner bitten wir Sie, vor Ort den jeweiligen Vertreter*innen der Berichterstattung einen entsprechenden Hinweis zu geben, wenn Sie NICHT auf Bildern der Veranstaltung zu sehen sein wollen und auch die Bereiche der medialen Aufmerksamkeit zu meiden (z.B. Siegerehrung, Zieleinlauf).

8. Automatisierte Entscheidungsfindung, Durchführung eines Profilings

Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

„Profiling“ ist eine Form der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten unter Bewertung der persönlichen Aspekte in Bezug auf eine natürliche Person, insbesondere zur Analyse oder Prognose von Arbeitsleistung, wirtschaftlicher Lage, Gesundheit, persönlicher Vorlieben oder Interessen, Zuverlässigkeit oder Verhalten, Aufenthaltsort oder Ortswechsel der betroffenen Person, soweit dies rechtliche Wirkung für die betroffene Person entfaltet oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. Die Daten unserer Gäste werden nicht zum Zwecke der Profilbildung bei uns verarbeitet.