Datenschutzhinweise der SCC EVENTS GmbH
für Volunteers

Mit diesen Hinweisen informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die SCC EVENTS GmbH (nachfolgend auch „SCC“ oder „wir“ genannt) und die Ihnen nach den Datenschutzgesetzen zustehenden Rechte im Rahmen Ihrer Registrierung im Volunteer-Club und Ihrer Anmeldung und Teilnahme als Volunteer bei einer SCC Sportveranstaltung.  

1. Verantwortlich für die Datenverarbeitung und Datenschutzbeauftragte

SCC EVENTS GmbH
Olympiapark Berlin, Hanns-Braun-Straße / Adlerplatz, 14053 Berlin
Geschäftsführer: Christian Jost, Jürgen Lock
E-Mail: volunteer@scc-events.com
Telefon: 030 / 30 12 88 – 10
Fax: 030 / 30 12 88 - 20

Die Datenschutzbeauftragte ist per Post unter der o.g. Adresse mit dem Zusatz „Datenschutz“ oder per E-Mail erreichbar: datenschutz@scc-events.com

2. Zwecke und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der geltenden Datenschutzbestimmungen aus der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt im Rahmen Ihrer Registrierung im Volunteer-Club und der Nutzung des individuellen Nutzerkontos, sowie Ihrer darauffolgenden Anmeldung und voraussichtlichen Teilnahme als Volunteer bei einer SCC Sportveranstaltung. Für die Registrierung und Anmeldung über das Volunteer-Club-Portal https://volunteer.scc-events.com/login und die Teilnahme als Volunteer gelten die Helferbestimmungen des Volunteer-Club https://www.scc-events.com/corporate/volunteers/bestimmungen/

Die Rechtsgrundlage für die rechtmäßige Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ergibt sich aus:

1. Artikel 6 Absatz 1 lit. b) DSGVO zur Anbahnung, Durchführung und Beendigung der Helfereinsätze auf Basis der Helferbestimmungen: Um den Volunteer-Account und den Log-In-Bereich im Volunteer-Club-Portal bereitzustellen, müssen zumindest diese Daten zur Registrierung angegeben werden: Vorname, Nachname, Land des Wohnsitzes, E-Mail-Adresse und Passwort. Eine Bestätigung der Registrierung mithilfe des an die angegebene E-Mail-Adresse zugesandten Prüfcodes ist erforderlich, bevor der persönliche Zugang zum Log-In-Bereich eingerichtet werden kann. Darüber hinaus ist das persönliche Profil im Volunteer-Account durch die Angabe weiterer Daten zu vervollständigen: Geschlecht, Nationalität, Geburtstag, Geburtsort, Adresse, Mobilfunknummer., Kleidergröße (Jacken, T-Shirt), Schuhgröße, Auswahl Lunchpaket. Weitere Daten im Rahmen der Registrierung können Gegenstand der Verarbeitung werden, sofern diese freiwillig von Ihnen angegeben werden, z.B. Upload eines Profilbildes, Angaben zu Ihren Fähigkeiten und Kenntnissen (Branche, Beruf, Führerschein, Sprachkenntnisse, Helfer-Erfahrung, SCC e.V. Abteilung, besondere Fähigkeiten), Ihr Interesse (wie z.B. bevorzugter Helferbereich, Motivation). Für die operative Einsatzplanung sind bei der Anmeldung als Volunteer zu einer Sportveranstaltung die Auswahl der Veranstaltung, der gewünschte Einsatzbereich und ggf. ein sog. Zugehörigkeitsvermerk im Volunteer-Account zu hinterlegen. Im Rahmen der Teilnahme als Volunteer an einer Sportveranstaltung werden die vorbenannten Daten zur Durchführung des Helfereinsatzes verarbeitet, z.B. für Terminabstimmungen, den Versicherungsschutz, die Einsatzplanung, erforderliche Akkreditierungsvorgänge, die Helfer-Ausstattung, die Helferzertifikatserstellung, Versorgungsgutscheine, Fahrtkostenerstattungen u.ä. veranstaltungsrelevante Helferaktivitäten.
2. Artikel 6 Absatz 1 lit. f) DSGVO auf Basis einer Interessenabwägung: z. B. zur Geltendmachung rechtlicher Ansprüche, zur Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten, zur Gewährleistung der IT-Sicherheit, zum Zwecke der Direktwerbung und Veranstaltungserinnerung (Post und E-Mail), zur medialen Berichterstattung durch Presse und Medien, zur Dokumentation der Werbemaßnahmen für Sponsoren und Partner, zur Veranstaltungsdokumentation, im Rahmen der Erstellung professioneller Veranstaltungsbilder (Foto und Video) durch exklusive Foto- und Videodienstleister. Informationen zu veröffentlichten Foto- und Videoaufnahmen, die im Rahmen Ihrer Teilnahme als Volunteer an der Sportveranstaltung verarbeitet werden, sind abrufbar unter https://www.scc-events.com/corporate/kontakt/datenschutz/informationspflicht
3. Artikel 6, Absatz 1 lit. c) zur Erfüllung von rechtlichen Verpflichtungen wie z. B. handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten, gesellschafts-, vertrags-, arbeits-, datenschutz- und zivilrechtliche Verpflichtungen oder aufsichtsrechtliche Vorgaben unter Beachtung der jeweiligen gesetzlichen Regelungen.
4. Artikel 6, Absatz 1 lit. a) DSGVO mit Ihrer Einwilligung z. B. zur Anmeldung zum Newsletter oder zu anderen in der jeweiligen Einverständniserklärung explizit beschriebenen Zwecken.
   

Soweit uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte, vorher genannte Zwecke erteilt wurde, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis der Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Der Widerruf der Einwilligung berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf verarbeiteten Daten.

3. Empfänger oder Kategorien von Empfängern personenbezogener Daten

Zur Erfüllung unserer vertraglichen Leistungen und gesetzlichen Pflichten werden Ihre Daten zum Teil durch externe Dienstleister und Partner verarbeitet, wenn dies zur Erfüllung der vorgenannten Zwecke erforderlich und gesetzlich erlaubt ist. Dabei beachten wir stets die datenschutzrechtlichen Bestimmungen, insbesondere erfolgt eine Verarbeitung durch von uns eingesetzte Dienstleistende nur nach Abschluss von Verträgen mit entsprechender Vertraulichkeitsklausel.

Im Rahmen der Veröffentlichung von personenbezogenen Daten (hier: Foto- und Videoaufnahmen) auf unseren Internetseiten, auf Social-Media-Profilen und auf Video-Plattformen kann nicht ausgeschlossen werden, dass personenbezogenen Daten in die USA oder in andere Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraumes (EWR) (sogenannte Drittländer) übermittelt werden. Weitere Informationen zur Übermittlung dieser Daten an Drittländer finden Sie unter Ziff. 6.).

Grundsätzlich kann bei einer Veröffentlichung von personenbezogenen Daten im Internet (unabhängig der gewählten Plattform) nicht ausgeschlossen werden, dass diese auch aus Ländern aufgerufen werden, die über kein angemessenes Datenschutzniveau verfügen. Eine zulässige Veröffentlichung personenbezogener Daten im Internet ist keine Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland in diesem Sinne.

Verarbeitungstätigkeiten, die im Zusammenhang mit der Erstellung und Veröffentlichung von Foto- und Videoaufnahmen während und nach der Sportveranstaltung stehen, sind in den Datenschutzhinweisen „Foto und Video“ beschrieben, abrufbar unter: https://www.scc-events.com/corporate/kontakt/datenschutz/informationspflicht.

Die Betreiber der Social-Media-Plattformen sind gemeinsame oder eigene Verantwortliche und nachfolgend aufgeführt:

1. Twitter: Twitter International Company, One Cumberland Place, Fenian Street, Dublin 2, D02 AX07 Irland
2. Facebook: Meta Platforms Ireland Ltd., 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Irland
3. Instagram: Meta Platforms Ireland Ltd., 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Irland

Die Betreiber der Video-Plattformen sind eigene Verantwortliche oder Auftragsverarbeiter und nachfolgend aufgeführt:

4. Vimeo: Vimeo Inc., 555 West 18th Street, New York, 10011, USA
5. YouTube: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland
   
6. Dauer der Datenspeicherung

Wir verarbeiten Ihre Daten zur Durchführung Ihrer Registrierung als Volunteer und zur Bereitstellung eines individuellen Volunteer-Accounts. Sie können Ihre Registrierungsdaten (Name, Vorname, E-Mail-Adresse, Geschlecht, Nationalität, Geburtsdatum und -ort) durch eine begründete Mitteilung an uns ändern lassen.

Ihre im Volunteer-Account hinterlegten persönlichen Angaben sowie Ihre veranstaltungsbezogenen Auswahlen und Einsätze werden nicht gelöscht, solange Sie für Volunteer-Einsätze bei uns registriert sind. Wenn Sie uns eine entsprechende Mitteilung zukommen lassen, löschen wir Ihren Account im Volunteer-Club-Portal. Aufbewahrungspflichtige oder offene Datenverarbeitungsvorgänge sind davon nicht betroffen.

Auszahlungsdaten und -belege sowie Versicherungsnachweise werden, soweit sie den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterfallen, archiviert. Es bestehen verschiedene gesetzliche Aufbewahrungsfristen (Steuerrecht, Abgabenordnung) von bis zu 10 Jahren ab Ende des Kalenderjahres, in dem ein Helfereinsatz erfolgt ist, wegen derer wir bestimmte Daten nicht löschen, sondern archivieren (Zahlungsdaten, Buchungsdaten, Versicherungsnachweise). Auch eine Speicherung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen ist möglich. Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen werden diese Daten vollständig gelöscht.

Die Speicherdauer für erstellte und veröffentlichte Foto- und Videoaufnahmen, ist in den Datenschutzhinweisen „Foto und Video“ beschrieben, abrufbar unter: https://www.scc-events.com/corporate/kontakt/datenschutz/informationspflicht

Log- und Protokoll-Daten werden gelöscht, sobald sie nicht mehr benötigt werden, spätestens 3 Monate nach Abruf unserer Online-Angebote (Webseiten, Volunteer-Club-Portal). Weitere Informationen sind den Datenschutzerklärungen der jeweiligen Webseite zu entnehmen.

Daten, die auf Basis von Einwilligungen verarbeitet werden, speichern wir bis zum Widerruf oder bis zur Erfüllung des jeweiligen Zwecks. Entsprechende Angaben sind der jeweiligen Einverständniserklärung zu entnehmen. Der Widerruf einer Einwilligung berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf verarbeiteten Daten.

Wir speichern die von uns beantworteten Datenschutz-Anfragen zu Auskunft, Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung, sowie sonstige Anfragen von Betroffenen oder Aufsichtsbehörden zu datenschutzrechtlichen Themen zum Zwecke der Rechenschaftspflicht für 3 Jahre.

7. Datenschutzrechte für Betroffene

Alle Betroffenen haben das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung ihrer Daten nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung ihrer Daten nach Art. 18 DSGVO und das Recht auf Datenübertragung nach Art. 20 DSGVO. Erteilte Einwilligungen können jederzeit widerrufen werden. Der Widerruf einer Einwilligung berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf verarbeiteten Daten.

Widerspruchsrecht:

Gemäß Artikel 21 DSGVO haben betroffene Personen außerdem das Recht, jederzeit gegen die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten, Widerspruch einzulegen.

A) Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht gem. Art. 21 Abs. 1 DSGVO

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Absatz 1 lit. f) DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen. Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

B) Widerspruchsrecht gegen eine Verarbeitung von Daten für Zwecke der Direktwerbung gem. Art. 21 Abs. 2 DSGVO

In Einzelfällen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um Direktwerbung zu betreiben (per Post und per E-Mail). Sie haben das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen. Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeiten.

Anfragen zur Wahrnehmung Ihrer Betroffenenrechte stellen Sie bitte unter Angabe Ihres vollständigen Namens per Post oder E-Mail an uns: SCC EVENTS GmbH, Volunteer-Club-Team, Olympiapark Berlin, Hanns-Braun-Straße / Adlerplatz, 14053 Berlin oder volunteer@scc-events.com

Beschwerderecht:

Sofern Sie den Verdacht haben, dass wir Ihre Daten rechtswidrig verarbeiten, können Sie selbstverständlich jederzeit eine gerichtliche Klärung der Problematik herbeiführen. Zudem steht Ihnen jede andere rechtliche Möglichkeit offen. Unabhängig davon steht Ihnen gem. Art. 77 Abs. 1 DSGVO die Möglichkeit zur Verfügung, sich an eine Aufsichtsbehörde zu wenden. Das Beschwerderecht gem. Art. 77 DSGVO steht Ihnen in dem EU-Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsortes, Ihres Arbeitsplatzes und/oder des Ortes des vermeintlichen Verstoßes zu, d.h. Sie können die Aufsichtsbehörde, an die Sie sich wenden, aus den oben genannten Orten wählen. Die Aufsichtsbehörde, bei der die Beschwerde eingereicht wurde, unterrichtet Sie dann über den Stand und die Ergebnisse Ihrer Eingabe, einschließlich der Möglichkeit eines gerichtlichen Rechtsbehelfs gem. Art. 78 DSGVO.

Hinweis zur Veröffentlichung von Fotos und Videos:

Wir weisen darauf hin, dass insbesondere die Daten der medialen Berichterstattung nur teilweise der Verantwortlichkeit von SCC EVENTS GmbH unterliegen. Insbesondere unterliegen gedruckte Erzeugnisse wie Tageszeitungen oder Liveübertragungen via Funk und Fernsehen der Berichterstattung im öffentlichen Interesse aufgrund des Wettbewerbscharakters unserer sportlichen Veranstaltungen, sodass die Rechte einzelner Betroffener nicht grundsätzlich überwiegen. Wenden Sie sich deshalb bei Fragen und Wünschen zu diesen Themen direkt an uns: Widerruf einer Einwilligung oder Widerspruch zur Datenverarbeitung bei Veröffentlichung von Namen oder Bildern auf den Webseiten und Social-Media-Auftritten der SCC, auf Videoplattformen, auf Internetseiten und Social-Media-Kanälen anderer Betreiber (Sponsoren, Foto- und Videodienstleister), in der Presse oder in Medienberichten.

Nach der Veröffentlichung von personenbezogenen Daten sind die Daten im Internet weltweit abrufbar. Eine Weiterverbreitung oder Indexierung durch Suchmaschinen oder Kopien durch Dritte sind dadurch möglich. Eine Löschung dieser Daten kann nicht durchgehend sichergestellt werden.

Grundsätzlich kann bei einer Veröffentlichung von personenbezogenen Daten im Internet (unabhängig der gewählten Plattform) nicht ausgeschlossen werden, dass diese auch aus Ländern aufgerufen werden, die über kein angemessenes Datenschutzniveau verfügen. Eine zulässige Veröffentlichung personenbezogener Daten im Internet ist keine Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland in diesem Sinne.

8. Datenübermittlung an ein Drittland oder eine internationale Organisation

Wir übermitteln personenbezogene Daten teilweise in Drittländer oder an internationale Organisationen. Eine Auflistung dieser Dienste und Dienstleister, die im Rahmen der Registrierung und Nutzung des Volunteer-Club-Portals und durch die Teilnahme als Volunteer an einer SCC Sportveranstaltung zum Einsatz kommen können, finden Sie im weiteren Verlauf dieses Dokumentes.

Drittländer sind solche Länder außerhalb des EWRs, in denen die DSGVO nicht unmittelbar Anwendung findet. Die USA ist ein sogenanntes Drittland. Für die USA besteht kein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission. Sie gilt daher als unsicheres Drittland. Das Datenschutzniveau ist nicht mit dem in der EU vergleichbar. Ein angemessenes Datenschutzniveau kann aufgrund der Rechtslage in den USA nicht sichergestellt werden.

Um das bestehende Datenschutzdefizit im Falle eines fehlenden Angemessenheitsbeschlusses auszugleichen, haben wir mit den betroffenen Dienstleistern im Drittland bzw. mit der internationalen Organisation zusätzlich zu den Standarddatenschutzklauseln weitere geeignete Garantien für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten vereinbart, so dass die Datenschutzstandards bei diesen Datenübermittlungen mit den gesetzlichen Datenschutzbestimmungen der EU vereinbar sind und ein angemessener Schutz bei der Verarbeitung der personenbezogenen Daten gewährleistet wird.

9. Freiwilligkeit und Bereitstellungspflicht personenbezogener Daten

Die Registrierung im Volunteer-Club und Anmeldung als Volunteer erfolgt grundsätzlich freiwillig. Wenn Sie als Volunteer tätig werden möchten, ist die Registrierung im Volunteer-Club-Portal erforderlich und gemäß den Helferbestimmungen des Volunteer-Club, abrufbar unter https://www.scc-events.com/corporate/volunteers/bestimmungen/, vertraglich vorgeschrieben, einschließlich der Bestätigung Ihrer Registrierung mithilfe des per E-Mail zugesandten Prüfcodes. Eine Nicht-Bereitstellung der Daten hat zur Folge, dass ein Volunteer-Einsatz nicht möglich ist.

Sofern eine Angabe freiwillig erfolgen kann, haben wir diese Angabe im jeweiligen Erhebungsformular gekennzeichnet. Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Basis von Einwilligungen können Sie jederzeit für die Zukunft widerrufen.

10. Automatisierte Entscheidungsfindung, Durchführung eines Profilings

Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

„Profiling“ ist eine Form der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten unter Bewertung der persönlichen Aspekte in Bezug auf eine natürliche Person, insbesondere zur Analyse oder Prognose von Arbeitsleistung, wirtschaftlicher Lage, Gesundheit, persönlicher Vorlieben oder Interessen, Zuverlässigkeit oder Verhalten, Aufenthaltsort oder Ortswechsel der betroffenen Person, soweit dies rechtliche Wirkung für die betroffene Person entfaltet oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. Ihre Daten werden nicht zum Zwecke der Profilbildung bei der SCC EVENTS GmbH verarbeitet.